Process mapping vs Process Mining : Quelle approche choisir?

Dans l’environnement économique actuel, la performance des entreprises repose sur l’efficacité de leurs processus internes. Choisir les bonnes méthodes d’analyse et d’optimisation est essentiel pour améliorer ces processus et maintenir un avantage concurrentiel. Deux méthodes se démarquent : le Process Mapping, qui crée une carte visuelle des flux de travail, et le Process Mining, qui fonctionne comme un GPS, en exploitant les données des systèmes informatiques pour une analyse en temps réel. Alors, quelle approche convient le mieux à votre entreprise ? Cet article vous aidera à comprendre les différences, avantages et limites de chaque méthode pour faire un choix éclairé.

L’évolution du Process Mapping et du Process Mining

La gestion des processus a connu une évolution marquante au fil du temps. Au début du 20e siècle, l’accent était mis sur la simplification et la standardisation des tâches. Plus tard, les méthodes japonaises d’amélioration continue ont influencé les entreprises mondiales dans les années 1960. Avec l’arrivée des ordinateurs dans les années 1980, la gestion des flux de travail est devenue plus efficace, ouvrant la voie à des méthodes plus sophistiquées.

Depuis les années 1990, la cartographie des processus, ou Process Mapping, a bénéficié de la standardisation et de la numérisation, rendant les représentations visuelles plus dynamiques et interactives. Plus récemment, l’émergence du Process Mining a révolutionné la manière dont les entreprises analysent leurs processus en utilisant des données réelles pour observer et optimiser en temps réel. La combinaison de ces deux approches permet aux entreprises d’obtenir une compréhension plus approfondie de leurs opérations et de s’adapter rapidement aux changements du marché.

Process Mapping : une carte détaillée de vos processus

Le Process Mapping est comparable à une carte routière qui permet de visualiser chaque étape d’un processus d’affaires. Il aide à comprendre le chemin que vos opérations empruntent, les acteurs impliqués à chaque étape, et les interactions clés. Cette vue d’ensemble permet d’identifier rapidement les obstacles potentiels et d’améliorer la coordination.

Avantages du Process Mapping

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle : le Process Mapping permet de cibler les endroits où il y a du gaspillage, ce qui mène à une meilleure efficacité globale ;
• Augmentation de la qualité : en comprenant mieux les processus, il devient plus facile d’assurer et d’améliorer la qualité des produits ou services ;
• Réduction des coûts : l’identification et l’élimination des inefficacités permettent de réduire les coûts opérationnels ;
• Amélioration de la satisfaction client : en livrant exactement ce que le client veut, dans les délais prévus et à un prix compétitif, l’entreprise augmente ses chances de dépasser les attentes de sa clientèle ;
• Meilleure compréhension des rôles de chacun : le Process Mapping permet à chaque membre de l’équipe de mieux comprendre son rôle et celui des autres, favorisant ainsi une meilleure collaboration ;
• Identification des opportunités d’amélioration : cette technique aide à repérer rapidement les dysfonctionnements et les goulots d’étranglement dans les processus.

Limites du Process Mapping

• Temps et ressources : La cartographie détaillée peut demander beaucoup de temps et de ressources, ce qui peut être coûteux pour les PME.
• Maintien à jour : Pour des processus complexes, les représentations peuvent devenir difficiles à lire et nécessitent une mise à jour régulière.
• Résistance au changement : Les employés peuvent percevoir l’identification des inefficacités comme une critique, d’où la nécessité d’une communication claire.
• Appui de la direction : Sans le soutien de la direction, ces initiatives peuvent manquer de ressources pour perdurer.

Process Mining : le GPS des processus en temps réel

Le Process Mining va plus loin. Imaginez un GPS qui suit vos processus d’affaires en temps réel. Plutôt que de s’appuyer sur des perceptions, cette méthode exploite les données réelles générées par vos systèmes pour suivre chaque étape instantanément. Vous voyez non seulement le chemin parcouru, mais également la manière dont il est emprunté, vous permettant ainsi d’ajuster les opérations en temps réel.

Étapes clés du Process Mining

1. Collecte des données : on rassemble toutes les traces laissées par les activités de l’entreprise dans ses systèmes informatiques. C’est comme regarder l’historique des actions effectuées dans les logiciels de l’entreprise ;
2. Découverte des processus : on crée une sorte de « carte routière » des processus de l’entreprise. Cette carte montre comment les choses se passent vraiment, pas juste comment elles devraient se passer sur papier ;
3. Analyse des processus : on examine cette carte pour trouver les endroits où ça coince. Par exemple, on peut voir où les tâches prennent trop de temps ou encore, où il y a des erreurs fréquentes ;
4. Comparaison avec les meilleures pratiques : on regarde comment les autres entreprises du même domaine font les choses. C’est comme comparer ses notes avec celles des meilleurs élèves de la classe pour voir où on peut s’améliorer ;
5. Vérification de la conformité : on s’assure que tout ce qui se passe dans l’entreprise respecte bien les règles, qu’il s’agisse des lois ou des procédures internes de l’entreprise.

Avantages du Process Mining par rapport au Process Mapping

1. C’est comme avoir une caméra en direct : le Process Mining, c’est un peu comme si vous aviez une caméra qui filme en continu ce qui se passe dans votre entreprise. Vous voyez les choses telles qu’elles se passent, au moment où elles se passent. Le Process Mapping, lui, c’est plus comme prendre une photo à un moment donné ;
2. Ça montre la réalité, pas ce que les gens pensent : avec le Process Mining, on ne se fie pas à ce que les gens disent qu’ils font, mais à ce qu’ils font vraiment. C’est comme la différence entre demander à quelqu’un comment il conduit et regarder réellement comment il conduit sur la route ;
3. Ça aide à s’améliorer tout le temps : le Process Mining, c’est un peu comme avoir un coach personnel pour votre entreprise. Il vous dit constamment où vous pouvez vous améliorer, en vous basant sur des faits précis, pas juste des impressions. Ça permet de faire des petits ajustements réguliers plutôt que de grands changements de temps en temps.

Comparaison de la facilité de mise en œuvre : Process Mapping vs Process Mining

Avant de choisir entre le Process Mapping et le Process Mining, il est important de comprendre les différences en termes de mise en œuvre. Si le Process Mapping est souvent perçu comme plus simple à démarrer, le Process Mining offre une précision et une automatisation nettement supérieures une fois bien installé. Voici un aperçu des deux approches pour vous aider à mieux comprendre laquelle pourrait répondre aux besoins de votre organisation.

Le Process Mapping est une méthode plus traditionnelle, facile à démarrer et bien adaptée pour une première documentation des processus. Cependant, il repose sur les perceptions des employés et nécessite des mises à jour manuelles régulières. Il est donc moins précis et plus limité sur le long terme.

De l’autre côté, le Process Mining peut sembler plus complexe à mettre en place, car il s’appuie sur la technologie. Toutefois, il utilise des données déjà existantes qu’il faut aller récupérer pour les analyser. Il offre aussi des résultats beaucoup plus précis en s’appuyant sur des données réelles, et ses capacités d’automatisation permettent des mises à jour continues et une optimisation en temps réel, ce qui en fait une solution plus rentable à long terme et soutient pleinement l’amélioration continue de l’entreprise.

Quelle approche convient le mieux à votre entreprise ?

Choisir entre le Process Mapping et le Process Mining dépend des besoins spécifiques de votre organisation et du niveau de maturité de vos processus. Chaque méthode présente des avantages en fonction de la complexité des processus à analyser, de vos ressources et des objectifs à long terme de votre entreprise.

Complexité des processus

• Process Mapping est idéal pour des processus simples, où l’objectif est de clarifier les rôles et les étapes.
• Process Mining est plus adapté pour des processus complexes et informatisés, où une analyse en temps réel basée sur des données est nécessaire.

Maturité numérique de l’entreprise

• Process Mapping peut être utilisé par des organisations n’ayant pas d’infrastructure technologique et des processus manuels.
• Process Mining, en revanche, nécessite une infrastructure technologique avec des processus informatisés (même partiellement) pour pouvoir exploiter les données

Ressources disponibles

• Process Mapping est plus accessible, mais demande plus de ressources humaines initiales pour participer à l’analyse.
• Process Mining offre un meilleur retour sur investissement grâce à sa capacité d’analyse en temps réel de l’ensemble des données et à son automatisation.

Process Mapping vs Process Mining

Tendances futures et recommandations

Avec la transformation numérique qui s’accélère, le Process Mining s’impose comme un outil incontournable pour l’optimisation des processus. Voici quelques tendances et recommandations pour rester à la pointe de l’amélioration continue.

Tendances émergentes

• Automatisation accrue : L’intégration du Process Mining avec des outils d’automatisation comme la RPA (Robotic Process Automation) permet de cibler les tâches répétitives à automatiser, améliorant l’efficacité et réduisant les erreurs humaines.
• Prédiction et proactivité : Le Process Mining évolue vers la prédiction des problèmes avant qu’ils ne surviennent. En anticipant les goulets d’étranglement, les entreprises peuvent intervenir rapidement et éviter les inefficacités.
• Amélioration du parcours client : En analysant les interactions des clients avec l’entreprise, le Process Mining permet d’identifier les étapes à optimiser pour améliorer l’expérience client.
• Données en temps réel avec l’IoT : Dans des secteurs comme la production ou la logistique, l’intégration avec l’Internet des objets (IoT) permet de suivre les processus en temps réel et de faire des ajustements instantanés.

Recommandations

• Prioriser les processus critiques : Concentrez-vous d’abord sur les processus les plus coûteux ou ceux qui ralentissent vos opérations. Utilisez le Process Mining pour ces projets afin d’obtenir des gains rapides.
• Combiner expertise humaine et technologie : Le Process Mapping reste utile pour obtenir une vue d’ensemble initiale, mais à mesure que les processus deviennent plus complexes, l’automatisation et le Process Mining deviennent essentiels.
• Exploiter les données en temps réel : Utilisez les données en temps réel pour prendre des décisions éclairées et réagir aux problèmes avant qu’ils n’affectent vos performances globales.
• Préparer vos équipes à l’automatisation : Identifiez les tâches à automatiser grâce au Process Mining et formez vos équipes à ces nouvelles technologies pour en maximiser les bénéfices.

Conclusion : quelle méthode choisir ?

Si vous comparez le Process Mapping à une carte routière, c’est l’outil parfait pour comprendre où se trouvent les obstacles sur la route. Mais si vous voulez des informations en temps réel, comme un GPS qui vous montre le trafic en direct, le Process Mining est la solution idéale. Chaque approche a ses avantages, et la meilleure option dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise, de votre infrastructure technologique et de vos objectifs à long terme.

Prêt à optimiser vos processus et à améliorer l’efficacité de votre organisation ?
Chez P&S, nous vous accompagnons à chaque étape pour découvrir, optimiser et contrôler vos processus d’affaires grâce à la puissance du Process Mining. Contactez notre équipe dès aujourd’hui et découvrez comment nous pouvons adapter nos solutions à vos besoins spécifiques, avec une approche centrée sur l’humain.

Prenez rendez-vous maintenant en nous écrivant à l’adresse info@psbpm.com.